一、上一年年末（约11月前后）根据省外办下发的文件要求报送下一年度学校因公出国（境）团组计划。

二、下一年度学校的因公出国（境）团组具体执行流程大致分为以下几个步骤：

（一）团组的启动（学校党委常委会确定团组的出访目的、国家、人员和时间等信息）；

（二）国际交流处、港澳台事务办公室此后负责联系国（境）外高校或机构按照团组的具体情况出具邀请函原件；

（三）国际交流处、港澳台事务办公室根据邀请函原件出具翻译件；

（四）国际交流处、港澳台事务办公室将团组情况在OA办公系统中进行不少于5个工作日的公示；

（五）国际交流处、港澳台事务办公室负责收集团组人员的“个人资料表”“身份证扫描件”，组织团组人员赴省外办指定地点进行照片信息采集，并做好团组向省教育厅、省外办等相关单位的请示材料工作（请假手续）；

（六）国际交流处、港澳台事务办公室在甘肃省因公出国（境）报批系统中按照要求上传相关文件，并根据审批流程及时导出相关文件进行签字、盖章等程序。待省外办审批通过后会为团组出具“批件”，此时团组进入到组员因公出国（境）护照（通行证）制证环节；

（七）国际交流处、港澳台事务办公室专办员根据省外办出入境处通知亲自前往领取因公出国（境）护照（通行证）并核对组员信息；

（八）国际交流处、港澳台事务办公室专办员将团组成员因公出国（境）护照连同其他必要材料一起递交至“一站式外服中心”（签证代办机构）开始进行网上签证申请环节；

（九）待“一站式外服中心”将网上签证申请材料准备好后连同团组成员因公出国（境）护照一起递交至该中心送签材料部门审核无误后按要求将所有材料邮寄至北京办事处，并进一步由办事处工作人员递交至相应出访国家驻华使馆办理签证；

（十）期间根据北京办事处反馈，团组成员需按相应出访国家驻华使馆要求亲赴北京进行个人信息采录；

（十一）出访团组最终获得签证并按计划赴国（境）外执行出访任务；

（十二）出访团组成员归国后应及时自觉将个人因公出国（境）护照（通行证）交至国际交流处、港澳台事务办公室，并由国际交流处、港澳台事务办公室专办员亲自送至省外办出入境处统一保管；

（十三）出访团组成员归国后1个月之内需提交出访报告，并由国际交流处、港澳台事务办公室负责上传至甘肃省因公出国（境）报批系统中。

三、国际交流处、港澳台事务办公室在团组归国后应及时完成团组所有账目的核销工作。至此，一个完整的因公出国（境）团组工作结束。